Politique de confidentialité

1. Portée

Cette politique s’applique aux visiteurs du site, aux propriétaires et administrateurs de clinique, aux professionnels de la santé, au personnel autorisé, aux patients qui utilisent une fonction activée par leur clinique, ainsi qu’aux contacts d’affaires et prospects.

2. Nos rôles en matière de confidentialité

Pour les données cliniques et opérationnelles saisies dans Physicare, la clinique, le cabinet, l’employeur ou le professionnel réglementé est généralement l’organisation qui décide pourquoi et comment les renseignements sont utilisés. Selon la loi, cette organisation peut être appelée responsable du traitement, dépositaire ou fiduciaire.

Physicare traite généralement ces données comme sous-traitant, fournisseur de services ou mandataire, selon les directives et l’entente du client. Physicare est toutefois responsable des données d’affaires utilisées pour l’administration des comptes, la facturation, l’authentification, la sécurité, la prévention de la fraude, la conformité, le soutien et les communications de service.

3. Renseignements que nous traitons

• Renseignements de compte et d’affaires, comme le nom, les coordonnées professionnelles, l’organisation, le rôle, les identifiants, l’abonnement, la facturation et l’historique de soutien.
• Données cliniques et de travail fournies par les clients, comme les identifiants des patients, rendez-vous, notes, transcriptions, évaluations, programmes, questionnaires et communications.
• Données techniques, comme l’adresse IP, le navigateur, l’appareil, le système d’exploitation et les journaux de session, d’authentification, d’audit, d’erreur et de performance.
• Renseignements limités de facturation et de transaction provenant des fournisseurs de paiement. Physicare ne conserve pas les numéros complets de carte.
• Données de témoins et d’analyse lorsque la loi le permet et, au besoin, après consentement.

4. Provenance des renseignements

• Directement des utilisateurs, clients et contacts d’affaires.
• Des clients qui ajoutent des renseignements sur des patients, des membres du personnel ou d’autres utilisateurs autorisés.
• Automatiquement à partir des navigateurs, appareils et systèmes utilisés pour accéder au site ou au service.
• De fournisseurs de services et d’autres contacts d’affaires, lorsque permis.

5. Utilisation des renseignements

• Fournir, héberger, exploiter, maintenir et soutenir le service.
• Créer les comptes, authentifier les utilisateurs et gérer les autorisations.
• Soutenir la transcription, la documentation, les flux de travail et les fonctions d’IA selon les directives du client.
• Gérer les abonnements, la facturation, les factures et les recouvrements.
• Protéger le service, prévenir les abus et répondre aux incidents de sécurité.
• Maintenir les journaux, les sauvegardes, la fiabilité et la performance.
• Envoyer les communications liées au service, au soutien, au produit ou à la loi.
• Respecter les obligations contractuelles, légales, réglementaires et de gouvernance.
• Effectuer des analyses et améliorations limitées, ou d’autres utilisations facultatives avec consentement lorsque requis.

6. Fondements juridiques

Lorsque le droit européen s’applique et que Physicare est responsable du traitement, le traitement peut reposer sur un contrat, une obligation légale, un intérêt légitime ou le consentement. Les clients sont responsables du fondement juridique et de toute condition exigée pour les données de santé qu’ils contrôlent.

Au Canada, les renseignements personnels sont traités conformément aux lois fédérales et provinciales applicables. Les clients demeurent responsables des avis, consentements et autorisations nécessaires pour les renseignements qu’ils placent dans Physicare.

7. Fonctions assistées par l’IA

Physicare peut aider à préparer des transcriptions, résumés, brouillons de notes, contenus structurés, suggestions de documentation et tâches administratives. Ces résultats assistent le clinicien. Ils peuvent être incomplets, inexacts, désuets, biaisés ou inappropriés et doivent être révisés avant utilisation.

Physicare n’utilise pas l’IA pour prendre seul une décision ayant des effets juridiques ou comparables. Les données identifiables des clients ne servent pas à entraîner des modèles d’IA tiers à usage général, sauf dans le cadre d’une entente écrite distincte ou d’un programme permis par la loi. Des données dépersonnalisées ou anonymisées peuvent servir à l’analyse, à la recherche ou à l’amélioration du produit lorsque la loi le permet et que des mesures appropriées les protègent.

8. Communication des renseignements

Physicare ne vend pas de renseignements personnels.

• Aux fournisseurs et sous-traitants qui contribuent au fonctionnement du service.
• À l’organisation cliente et à ses utilisateurs autorisés.
• Aux autorités ou à d’autres parties lorsque la loi, une procédure, la sécurité ou la protection des personnes l’exige.
• À un successeur ou à une partie concernée lors d’une fusion, d’un financement, d’une réorganisation ou d’une vente, avec des mesures de protection appropriées.

9. Hébergement et transferts internationaux

Physicare héberge principalement les données de production au Canada. Certains fournisseurs peuvent traiter des renseignements limités hors du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis. Les renseignements traités dans un autre pays peuvent y faire l’objet d’un accès légal.

Lorsque requis, les protections peuvent comprendre des contrats, des évaluations d’impact des transferts, des clauses contractuelles types et des mesures techniques ou organisationnelles. Une liste des sous-traitants importants est tenue à jour et fournie lorsque nécessaire.

10. Sécurité

Physicare applique des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements. Elles peuvent comprendre le chiffrement en transit et au repos, les accès par rôle, le moindre privilège, l’authentification, la surveillance, les journaux, l’hébergement sécurisé, les sauvegardes, la reprise, les exigences de confidentialité et la réponse aux incidents. Aucun système ne peut être garanti entièrement sécuritaire.

11. Conservation et suppression

Les renseignements sont conservés seulement le temps nécessaire au service, à l’entente du client et à la loi. Les données des clients suivent leurs directives ainsi que les calendriers contractuels, légaux, de sauvegarde et de suppression. Les dossiers de compte, facturation, audit, sécurité et droit peuvent être gardés plus longtemps pour un besoin légitime.

Lorsque Physicare agit pour un client, le retour, l’exportation, la conservation, la suppression et la destruction dépendent principalement de l’entente et des directives de ce client.

12. Vos droits

Selon la loi, vous pourriez demander l’accès, la correction, la suppression, la limitation ou la portabilité, vous opposer à certains traitements, retirer votre consentement ou porter plainte auprès d’une autorité de protection de la vie privée.

Une demande concernant des données contrôlées par une clinique peut être transmise à cette clinique, avec l’aide de Physicare lorsque requis. Pour les renseignements contrôlés par Physicare, écrivez à privacy@physicare.ai. Nous pourrions devoir vérifier votre identité.

13. Incidents de confidentialité et de sécurité

Physicare maintient des processus pour repérer, enquêter, documenter et traiter les incidents. Si une atteinte touche les données d’un client, ce client est avisé sans retard indu. Physicare transmet aussi les avis requis aux personnes ou aux autorités.

14. Témoins et outils d’analyse

Le site et le service utilisent des témoins strictement nécessaires. Des témoins d’analyse facultatifs peuvent être utilisés lorsque permis et, si nécessaire, seulement après consentement. Les outils de consentement disponibles permettent de gérer les préférences.

15. Mineurs

Physicare ne s’adresse pas aux enfants comme utilisateurs autonomes. Une clinique peut utiliser le service pour soigner un mineur. Le client doit alors obtenir l’autorité et les consentements requis et fournir les avis prévus par la loi.

16. Espace économique européen et Royaume-Uni

Lorsque le RGPD ou le RGPD du Royaume-Uni s’applique, les clients demeurent responsables du fondement juridique, de la condition liée aux données de santé et de la transparence lorsque Physicare traite les renseignements pour eux. Les protections de transfert peuvent comprendre les clauses contractuelles types, les mécanismes britanniques applicables et des mesures supplémentaires. Physicare nommera un représentant dans l’Union européenne lorsque l’article 27 l’exige.

17. Modifications à cette politique

Cette politique peut changer avec le service, les lois ou les pratiques. Les changements importants feront l’objet d’un avis raisonnable par courriel, dans le service ou par une autre méthode appropriée. La date au haut de la page indique la dernière révision.

18. Nous joindre et porter plainte

Communiquez avec Physicare pour toute question ou demande liée à la confidentialité. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de l’autorité de protection de la vie privée compétente dans votre lieu de résidence ou de travail.